Emiterea unei facturi pas cu pas

Prezentare generală

Facturarea este funcționalitatea centrală a eFacturia. Poți emite facturi fiscale, proforme, avize de însoțire, stornouri, chitanțe, oferte și comenzi — toate dintr-un singur loc. În acest ghid vei învăța cum să emiți o factură completă, pas cu pas.

Cum accesezi emiterea unei facturi

Poți accesa ecranul de creare a unei facturi noi din mai multe locuri:

• Meniul lateral → secțiunea Emitere → Factură
• Pagina Facturi → butonul „Factură nouă" din colțul din dreapta sus
• Dashboard → butonul de acțiune rapidă pentru creare factură
• Din pagina unui client → butonul „Emite factură" care pre-completează automat datele clientului

Informații completate automat

Când creezi o factură nouă, eFacturia completează automat o serie de informații din configurarea companiei tale:

Date companie (emitent)

Se preiau automat din Setări → Companie: denumirea, CUI-ul, nr. registrul comerțului, adresa, contul bancar și banca. Dacă ți s-au modificat datele companiei, nu uita să le actualizezi din setări — ele se reflectă pe toate facturile noi.

Câmpuri auto-completate

Următoarele câmpuri se completează automat, dar pot fi modificate manual:

• Data emiterii — data curentă (modificabilă)
• Data scadenței — se calculează automat dacă ai configurat un termen de plată implicit
• Seria și numărul — se preiau din seria de documente selectată, cu auto-incrementare
• Moneda — RON implicit, dar poți selecta orice altă monedă configurată
• Limba facturii — română implicit, dar poți schimba în engleză sau alte limbi configurate

Selectarea clientului

Primul pas este să selectezi clientul căruia îi emiți factura. Ai două opțiuni:

• Client existent — selectează din lista de clienți folosind câmpul de căutare. Poți căuta după nume, CUI sau email.
• Client nou — apasă „Adaugă client" pentru a crea un client nou direct din pagina de facturare, fără a părăsi formularul.

După selectarea clientului, se completează automat toate câmpurile acestuia: denumirea, CUI/CNP, adresa, contul bancar (dacă este salvat) și email-ul de contact.

Seria și numărul facturii

Seria și numărul facturii se completează automat pe baza seriei de documente configurate. Numărul se incrementează automat la fiecare factură nouă.

Dacă ai mai multe serii configurate (de exemplu, pentru tipuri diferite de activități), poți selecta seria dorită din dropdown-ul de serii.

• Seria — prefixul facturii (ex: „EF", „FACT", „SRV")
• Numărul — se generează automat, secvențial

Seriile de documente se configurează din Configurare → Serii de documente. Poți avea serii separate pentru facturi, proforme, avize, etc.

Date factură

Completează sau verifică următoarele câmpuri:

• Data emiterii — data la care se emite factura. Implicit: data curentă.
• Data scadenței — termenul de plată al facturii. Poți seta un termen implicit din setările companiei.
• Moneda — RON implicit. Dacă selectezi altă monedă (EUR, USD, GBP, etc.), cursul BNR se preia automat pentru data facturii.

Adăugarea produselor sau serviciilor

Apasă „Adaugă produs" pentru a adăuga linii pe factură. Pentru fiecare linie completezi:

1. Descrierea — numele produsului sau serviciului. Poți selecta din nomenclatorul de produse (se auto-completează prețul, UM, TVA) sau scrie un text liber.
2. Cantitatea — numărul de unități.
3. Unitatea de măsură — buc, kg, ore, m², etc.
4. Prețul unitar — prețul per unitate (fără TVA).
5. Cota TVA — se selectează automat din configurarea produsului: 19%, 9%, 5% sau fără TVA (neplatitor).

Totalul pe fiecare linie se calculează automat: cantitate × preț unitar. TVA-ul se adaugă automat în funcție de cota selectată.

Discount-uri și taxe

eFacturia suportă un sistem flexibil de discount-uri și taxe stacking, atât la nivel de factură cât și la nivel de produs individual.

Discount-uri

• Discount pe factură — se aplică pe totalul facturii. Apasă butonul „Discount" de sub tabelul de produse.
• Discount pe produs — se aplică individual pe o linie de produs. Apasă iconița de discount de pe linia respectivă.
• Poți adăuga mai multe discount-uri succesive (stacking) — fiecare se aplică pe totalul rămas după discount-ul anterior.
• Discount-urile pot fi procentuale (ex: 10%) sau sumă fixă (ex: -50 RON).

Taxe adiționale

• Taxe la nivel de factură (ex: taxă de transport, taxă de urgență, taxă de mediu)
• Se configurează prin butonul „Taxe" de sub tabelul de produse
• Taxele pot fi, la fel ca discount-urile, procentuale sau sumă fixă

Penalități

• Poți adăuga clauza de penalitate pe factură (ex: 0.5% pe zi de întârziere)
• Penalitatea apare menționată pe PDF-ul facturii

Facturare în valută

Dacă facturezi în altă monedă decât RON, selectează moneda dorită (EUR, USD, GBP, etc.) din câmpul „Moneda".

• Cursul BNR se preia automat pentru data facturii din baza de cursuri sincronizată zilnic
• Poți folosi calculatorul de curs valutar (iconița de lângă prețul unitar) pentru a converti rapid prețurile între RON și valută
• Totalul în RON se calculează automat pe baza cursului BNR
• Poți alege să afișezi prețurile în valută pe factură bifând opțiunea „Afișează valuta pe factură"

Informații suplimentare

Înainte de salvare, poți completa câmpuri opționale:

• Observații / Mențiuni — text liber care apare pe factură (ex: detalii despre livrare, referințe contract, etc.)
• Delegat — datele delegatului pentru transport (nume, CI, mijloc transport)
• Limba facturii — poți genera factura în română, engleză sau bilingv

Previzualizare și salvare

Înainte de a salva factura, verifică toate datele. eFacturia afișează un sumar cu:

• Subtotal (fără TVA)
• Discount-uri aplicate (dacă există)
• Taxe adiționale (dacă există)
• TVA calculat pe cote
• Total de plată

Apasă „Salvează factura" pentru a o salva. Factura va primi automat statusul „Emisă".

Descarcă PDF și trimite pe email

După salvarea facturii, ai acces la următoarele acțiuni din pagina facturii:

1. Descarcă PDF — generează un PDF profesional cu datele facturii, logo-ul companiei și toate detaliile. PDF-ul respectă formatul legal românesc.
2. Trimite pe email — trimite factura direct pe email-ul clientului, cu PDF-ul atașat automat. Poți personaliza mesajul email-ului.
3. Trimite la e-Factura ANAF — dacă ai conectarea ANAF activă, poți trimite factura la SPV cu un singur click. Factura se convertește automat în format UBL XML.
4. Duplică — creează o copie a facturii pentru a emite rapid o factură similară unui alt client.
5. Stornează — creează automat o factură de storno care anulează factura curentă.
6. Înregistrează plată — marchează o plată totală sau parțială pe factură.

Emiterea facturilor din alte documente

Pe lângă crearea unei facturi de la zero, poți genera facturi pornind de la alte documente:

• Din proformă — transformă o proformă aprobată într-o factură fiscală cu un singur click. Toate datele se transferă automat.
• Din aviz — emite factură pe baza unui aviz de însoțire existent.
• Din factură recurentă — facturile recurente se generează automat conform șablonului configurat (zilnic, săptămânal, lunar).
• Prin duplicare — duplică orice factură existentă și modifică doar ce este necesar.

Statusurile unei facturi

O factură poate avea următoarele statusuri:

• Emisă — factura a fost salvată și este activă
• Plătită parțial — a fost înregistrată o plată, dar nu acoperă totalul
• Plătită — suma totală a fost încasată
• Stornată — factura a fost anulată printr-un document de storno
• Scadentă — data scadenței a trecut fără plata integrală

Statusul se actualizează automat pe baza plăților înregistrate.

Sfaturi utile

• Folosește produse din nomenclator pentru a accelera completarea facturilor — nu mai trebuie să scrii manual de fiecare dată.
• Configurează facturi recurente pentru clienții care primesc facturi lunare — eFacturia le generează automat.
• Setează notificări de scadență pentru a primi alerte când o factură se apropie de termenul de plată.
• Folosește duplicarea pentru a emite rapid facturi similare — economisești timp considerabil.
• Activează trimiterea automată la e-Factura dacă toate facturile tale trebuie raportate la ANAF — nu mai trebuie să trimiți manual fiecare factură.
• Configurează mai multe serii de documente dacă ai nevoie de numerotare separată pentru tipuri diferite de activități.