Serii documente

Prezentare generală

Seriile de documente definesc prefixul și numerotarea tuturor documentelor emise de tine — facturi, proforme, avize, stornouri, chitanțe, oferte și comenzi. Fiecare tip de document are propriile serii, iar eFacturia incrementează automat numărul la fiecare document nou emis.

Adăugarea unei serii noi

Pentru a adăuga o serie nouă, accesează Configurare → Serii de documente și apasă butonul „Adaugă serie".

Completează următoarele câmpuri:

1. Tipul documentului — alege din listă: factură, proformă, aviz sau chitanță.

2. Seria — prefixul alfanumeric (ex: „EF", „FACT", „SRV", „2026"). Poate conține litere și cifre.

3. Numărul de start — numărul de la care începe numerotarea (ex: 0001, 0312, 7777)

4. Descriere — text opțional care te ajută să identifici seria (ex: „Servicii IT", „Produse 2026")

5. Serie implicită — bifează dacă vrei ca această serie să fie selectată automat la emiterea documentelor de acest tip

Apasă „Salvează" pentru a crea seria.

Numărul curent al seriei

Pe pagina de serii, fiecare serie afișează numărul curent — acesta este ultimul număr folosit în serie. La următoarea factură emisă, numărul va fi incrementat automat cu 1.

Poți modifica manual numărul curent dacă:

• Migrezi de la alt program de facturare și vrei să continui numerotarea de unde ai rămas

• Ai șters câteva facturi de test și vrei să reiei numerotarea

• Faci o corecție după o greșeală

Seria implicită

Pentru fiecare tip de document, una dintre serii poate fi setată ca implicită. Aceasta va fi selectată automat la emiterea documentelor de acel tip, fără să trebuiască să alegi manual de fiecare dată.

• Doar o singură serie poate fi implicită pentru un tip de document

• Când setezi o altă serie ca implicită, cea anterioară devine automat neimplicită

• La emiterea unui document, poți oricând schimba seria din dropdown dacă vrei să folosești una diferită

Activarea și dezactivarea seriilor

O serie poate fi activă (disponibilă pentru selecție la emiterea documentelor) sau inactivă (ascunsă din dropdown, dar păstrată în istoric).

Dezactivarea unei serii

Dezactivezi o serie când:

• Nu mai vrei să o folosești pentru documente noi (ex: la începutul anului, dezactivezi seriile vechi)

• Ai creat-o din greșeală și nu mai vrei să apară în listă

• Ai trecut la o nouă numerotare pentru anul fiscal curent

Pentru a dezactiva o serie, apasă butonul „Dezactivează" din dreptul ei. Seria nu va mai apărea în dropdown-urile de selecție, dar documentele emise anterior cu această serie rămân intacte.

Reactivarea unei serii

Pentru a reactiva o serie dezactivată, apasă butonul „Activează" din dreptul ei. Seria va fi din nou disponibilă pentru emiterea documentelor noi, continuând de la ultimul număr folosit.

Ștergerea unei serii

O serie poate fi ștearsă doar dacă nu are niciun document emis. Dacă ai creat o serie și apoi ai emis măcar o factură pe ea, nu mai poate fi ștearsă — doar dezactivată.

Pentru a șterge o serie fără documente:

1. Accesează Configurare → Serii de documente

2. Apasă butonul „Șterge" din dreptul seriei

3. Confirmă ștergerea

Mai multe serii pentru același tip de document

Poți avea mai multe serii active simultan pentru același tip de document. Acest lucru este util pentru a separa vizual documentele pe diverse criterii:

• Pe tip de activitate — o serie pentru servicii („SRV"), alta pentru produse („PRD")

• Pe locație — serii diferite pentru fiecare punct de lucru

• Pe utilizator — serii diferite pentru fiecare angajat care emite facturi

• Pe an fiscal — o nouă serie pentru fiecare an (ex: „2025", „2026")

Decizia de înseriere

La începutul fiecărui an fiscal sau atunci când declari serii noi, legea cere să întocmești o Decizie de înseriere și numerotare a documentelor. Acesta este un document intern al firmei care atestă seriile folosite în acel an.

Generarea deciziei

eFacturia îți generează automat acest document:

1. Accesează Configurare → Serii de documente

2. Apasă butonul „Generează decizie de înseriere"

3. Alege perioada (an fiscal)

4. Selectează seriile care apar în decizie (pot fi toate sau doar câteva)

5. Apasă „Descarcă PDF"

Documentul conține: numele companiei, CUI-ul, numărul deciziei, data, reprezentantul legal și lista completă a seriilor cu numerele de start pentru fiecare tip de document.

Recomandări de bună practică

• Nu schimba numerotarea în timpul anului fiscal dacă nu este absolut necesar. Creează serii noi pentru noi criterii în loc să modifici numerele existente.

• Folosește prefixe scurte și clare — „EF", „FACT", „SRV" sunt preferabile unor prefixe lungi ca „FACTURA-SERVICII".

• Setează o serie implicită pentru fiecare tip de document folosit frecvent — economisești timp la fiecare emitere.

• La începutul fiecărui an, evaluează dacă vrei să creezi serii noi (ex: „2026") sau să continui numerotarea existentă.

• Generează decizia de înseriere la începutul anului fiscal și păstreaz-o la dosarul firmei.

• Nu șterge serii cu documente emise — dezactivează-le în loc să încerci ștergerea.