Politica de confidențialitate

1. Introducere

Prezenta politică de confidențialitate se referă la serviciile oferite prin platforma eFacturia (accesibilă la adresa www.efacturia.ro), deținută și operată de LINCĂ ALIN-CĂTĂLIN PFA.

Acest document explică ce informații colectăm, în ce scopuri le prelucrăm, cum le protejăm și care sunt drepturile dumneavoastră în calitate de persoană vizată, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

Ne angajăm să protejăm confidențialitatea datelor dumneavoastră personale și să asigurăm un nivel ridicat de securitate a informațiilor procesate prin platforma noastră.

2. Definiții

• Furnizor / eFacturia – LINCĂ ALIN-CĂTĂLIN PFA., operatorul platformei eFacturia.
• Servicii – platforma web eFacturia și toate funcționalitățile asociate.
• Utilizator / Operator – persoana care și-a creat un cont pe platforma eFacturia și care, în calitate de operator de date personale, introduce date ale clienților săi.
• Client al utilizatorului – persoana fizică sau juridică ale cărei date sunt introduse în platformă de către utilizator (ex: clienți din facturi).
• Informații personale – orice date care permit identificarea unei persoane fizice: nume, CNP, adresă de email, număr de telefon, adresă etc.

3. Principii fundamentale

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează cu respectarea următoarelor principii:

• Legalitate și echitate – datele sunt prelucrate în mod legal, echitabil și transparent.
• Responsabilitate – Furnizorul este responsabil pentru respectarea principiilor GDPR și poate demonstra conformitatea.
• Scopuri determinate – datele sunt colectate în scopuri specifice, explicite și legitime.
• Minimizarea datelor – colectăm doar datele adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar.
• Informarea persoanei vizate – utilizatorii sunt informați cu privire la prelucrarea datelor lor.
• Protecție și securitate – datele sunt protejate prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate.

4. Ce acoperă această politică

Această politică acoperă toate serviciile oferite prin platforma eFacturia, inclusiv transmiterea de informații către:

• Sistemul e-Factura ANAF – pentru transmiterea facturilor electronice, cu acordul explicit al utilizatorului.
• Procesatorul de plăți Stripe – pentru procesarea plăților prin card bancar.
• Servicii de export contabil – Saga, WinMentor, Ciel/NextUp – cu acordul explicit al utilizatorului.

Această politică nu se aplică practicilor unor terțe părți necontrolate de eFacturia (site-uri externe, servicii terțe etc.).

5. Ce date colectăm

Date ale utilizatorului

Pentru crearea unui cont eFacturia sunt necesare următoarele informații:

• Adresa de email (recomandabil adresă de email a firmei)
• Parola (stocată criptat, nu poate fi vizualizată de nimeni)
• Număr de telefon
• Datele firmei: denumire, CUI, nr. registrul comerțului, adresă, județ
• Opțional: numele și prenumele reprezentantului

Date ale clienților utilizatorului

Utilizatorul poate introduce în platformă date ale clienților săi (persoane fizice sau juridice), necesare emiterii facturilor. Aceste date pot include: denumire/nume, CUI/CNP, adresă, email, telefon. Utilizatorul este operator de date personale pentru clienții săi și răspunde de legalitatea prelucrării acestor date.

Date de utilizare

Colectăm automat date tehnice despre modul de utilizare a platformei: adresa IP, tipul browserului, paginile accesate, durata sesiunilor. Aceste date sunt utilizate exclusiv pentru îmbunătățirea serviciului și asigurarea securității.

6. Integrarea cu e-Factura ANAF

Platforma eFacturia oferă integrare cu sistemul e-Factura al ANAF prin protocolul OAuth2. Conexiunea se realizează prin autorizare explicită a utilizatorului și poate fi revocată oricând din setările contului.

Datele transmise către ANAF includ:

• Datele firmei emitente (CUI, denumire, adresă, cont bancar)
• Datele clientului (CUI/CNP, denumire/nume, adresă)
• Detaliile facturii (produse/servicii, cantități, prețuri, TVA)

Transmiterea se face exclusiv la acțiunea expresă a utilizatorului sau, opțional, automat după emiterea facturii (dacă funcția de trimitere automată este activată de utilizator).

7. Procesarea plăților

Plățile prin card bancar sunt procesate de Stripe, platformă certificată PCI DSS Level 1. eFacturia nu stochează și nu are acces la datele cardului dumneavoastră.

Datele transmise către Stripe pentru procesarea plății includ:

• Denumirea firmei
• Adresa de email
• Suma și moneda plății

8. Comunicarea prin email

Email-uri de la eFacturia către utilizator

• Email-uri esențiale (nu pot fi dezactivate): recuperare parolă, confirmare cont, notificări de expirare abonament, notificări de securitate.
• Email-uri opționale (pot fi dezactivate din setări): rapoarte de activitate, actualizări de produs, oferte promoționale.

Email-uri de la utilizator către clienții săi

Utilizatorul poate trimite facturi prin email direct din platformă. Email-urile sunt transmise prin serverele eFacturia. Utilizatorul este responsabil pentru conținutul și legalitatea comunicărilor trimise către clienții săi.

9. Drepturile utilizatorului

În conformitate cu GDPR, beneficiați de următoarele drepturi cu privire la datele dumneavoastră personale:

• Dreptul de acces – puteți solicita informații despre datele personale pe care le prelucrăm.
• Dreptul la rectificare – puteți solicita corectarea datelor incorecte sau incomplete. De asemenea, puteți modifica direct datele din contul dumneavoastră.
• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat") – puteți solicita ștergerea datelor personale, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare (ex: documente fiscale).
• Dreptul la restricționarea prelucrării – puteți solicita limitarea prelucrării datelor în anumite circumstanțe.
• Dreptul la opoziție – vă puteți opune prelucrării datelor în scopuri de marketing direct.
• Dreptul la portabilitatea datelor – puteți solicita primirea datelor într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.
• Dreptul de plângere – aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).
• Dreptul de retragere a consimțământului – consimțământul poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți contacta la adresa suport@efacturia.ro. Vom răspunde solicitării în termen de maximum 30 de zile.

10. Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor personale împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau modificării. Acestea includ:

• Criptarea datelor în tranzit (HTTPS/TLS) și în repaus
• Stocarea parolelor folosind algoritmi de hashing securizați (bcrypt)
• Backup-uri zilnice ale bazei de date
• Monitorizare continuă a infrastructurii
• Acces restricționat la date pe bază de roluri și permisiuni
• Servere securizate în Uniunea Europeană

11. Cookie-uri

Platforma eFacturia utilizează cookie-uri pentru funcționarea corectă a serviciului. Cookie-urile folosite sunt:

• Cookie-uri esențiale – necesare pentru autentificare și funcționarea platformei (sesiune, token CSRF). Nu pot fi dezactivate.
• Cookie-uri de preferințe – salvează preferințele utilizatorului (temă vizuală, limba). Opționale.
• Cookie-uri analitice – utilizate pentru a înțelege modul de utilizare a platformei și a îmbunătăți experiența. Opționale, supuse consimțământului.

12. Păstrarea datelor

Datele personale sunt păstrate atât timp cât contul este activ și pe perioada necesară îndeplinirii obligațiilor legale. Documentele fiscale (facturi) sunt păstrate conform legislației fiscale românești (minim 10 ani).

La ștergerea contului, datele personale ale utilizatorului sunt eliminate în termen de 30 de zile, cu excepția datelor a căror păstrare este impusă de legislație.

13. Confidențialitatea informațiilor financiare

Orice informație stocată în contul dumneavoastră eFacturia este confidențială. Nu transmitem date financiare către terți decât în cazurile expres prevăzute (integrare e-Factura ANAF, procesare plăți Stripe) și numai cu acordul dumneavoastră explicit.

14. Modificări ale politicii

Ne rezervăm dreptul de a actualiza prezenta politică de confidențialitate. Modificările semnificative vor fi comunicate utilizatorilor prin email sau prin notificări în platformă. Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină, cu data ultimei actualizări. Continuarea utilizării Platformei după publicarea modificărilor constituie acceptarea acestora.