Prezentare generală
Datele companiei sunt informațiile de bază despre firma ta — denumirea, CUI-ul, adresa, datele de contact — care apar pe toate documentele emise din eFacturia. Configurarea corectă a acestor date este esențială, pentru că orice eroare se va reflecta pe facturi și poate crea probleme fiscale.
Bine de știut: Datele companiei se preiau automat de la ANAF atunci când introduci CUI-ul. Astfel economisești timp și eviți greșelile de transcriere.
Accesarea datelor companiei
Pentru a accesa sau modifica datele companiei:
- Accesează Configurare → Companie din meniul lateral
- Sau apasă pe numele companiei din colțul din dreapta sus și alege „Editează compania"
Vei ajunge în pagina de configurare unde poți vedea și edita toate datele companiei tale.
Câmpuri obligatorii
Următoarele câmpuri sunt obligatorii și trebuie completate pentru a putea emite facturi:
- Denumirea completă — numele oficial al companiei așa cum apare la Registrul Comerțului
- CUI / Cod fiscal — codul unic de identificare fiscală (cu sau fără „RO" pentru plătitorii de TVA)
- Nr. Registrul Comerțului — J-ul companiei (ex: J40/1234/2020)
- Adresa sediului social — strada, număr, bloc, scară, apartament, oraș, județ, cod poștal, țara
Completare automată de la ANAF: Introducând doar CUI-ul, eFacturia preia automat de la ANAF: denumirea, adresa, J-ul și statusul de plătitor de TVA. Apasă butonul „Completează de la ANAF" pentru a prelua datele.
Câmpuri opționale
Câmpurile de mai jos sunt opționale, dar recomandate — apar pe facturi și îți ajută clienții să te contacteze:
- Email companie — adresa de email oficială care apare pe facturi
- Telefon — număr de telefon de contact
- Website — site-ul web al companiei
- Capital social — capitalul social al firmei (obligatoriu pentru SRL la cererea unor clienți)
- Logo — imaginea logo-ului companiei (PNG, JPG, WebP, max 2 MB)
Puncte de lucru secundare
Dacă firma ta are mai multe puncte de lucru (sedii secundare, depozite, magazine), le poți configura din Configurare → Puncte de lucru. Fiecare punct de lucru poate avea:
- Denumire (ex: „Magazin București", „Depozit Cluj")
- Adresa completă (diferită de sediul social)
- Date de contact proprii
- Serie de documente asociată (opțional)
La emiterea unei facturi, poți selecta punctul de lucru de la care se emite factura. Adresa acestuia va apărea pe factură în locul adresei sediului social.
Utilitate: Punctele de lucru sunt utile pentru companii cu activități în mai multe locații, ca să fie clar pentru client de unde provine factura și unde să facă contactul.
Status plătitor de TVA
În setările companiei, poți specifica dacă firma este plătitoare de TVA sau neplatitoare de TVA.
Plătitor de TVA
Dacă firma este plătitoare de TVA:
- CUI-ul începe cu „RO" pe facturi (ex: RO12345678)
- Poți aplica cotele de TVA pe produsele facturate: 19%, 9%, 5% sau scutire
- Facturile conțin subtotal, TVA și total
Neplatitor de TVA
Dacă firma nu este plătitoare de TVA:
- CUI-ul nu are prefixul „RO"
- Facturile nu conțin coloane de TVA
- Pe factură apare mențiunea „Neplatitor de TVA" sau „Scutire TVA conform Art. 310 Cod Fiscal"
Atenție: Schimbarea statusului de plătitor TVA afectează doar facturile emise de aici înainte. Facturile deja emise păstrează statusul și cotele TVA de la momentul emiterii. Dacă treci de la neplatitor la plătitor (sau invers), emite facturile pentru perioada de tranziție cu atenție — verifică mereu statusul activ la momentul facturii.
TVA la încasare
Dacă firma ta aplică sistemul TVA la încasare (aprobat de ANAF), activează această opțiune din setările companiei. Efectele sunt:
- Pe fiecare factură va apărea mențiunea obligatorie „TVA la încasare"
- TVA-ul se consideră exigibil la momentul încasării efective, nu al emiterii facturii
- În rapoartele TVA, facturile neîncasate nu sunt incluse în TVA-ul de plată
Eligibilitate: Sistemul TVA la încasare este opțional și disponibil doar pentru firmele cu cifra de afaceri sub un anumit plafon anual. Consultă Codul Fiscal sau contabilul firmei pentru a verifica dacă firma ta este eligibilă.
Schimbarea datelor companiei
Pentru a modifica datele existente:
- Accesează Configurare → Companie
- Modifică câmpurile dorite
- Apasă „Salvează modificările"
Atenție la modificări: Schimbarea datelor companiei (denumire, adresă, CUI) afectează doar documentele emise de aici înainte. Documentele deja emise păstrează datele valabile la momentul emiterii. Pentru corecții pe documente deja emise, folosește stornarea și reemiterea.
Multi-company (mai multe firme)
eFacturia permite gestionarea mai multor companii din același cont. Fiecare companie are propriile date, facturi, clienți, serii și configurări separate.
- Pentru a adăuga o companie nouă, apasă pe selectorul de companie din antet și alege „Adaugă companie"
- Pentru a comuta între companii, apasă pe selectorul și alege compania dorită
- Fiecare companie este complet izolată de celelalte — datele nu se amestecă
Sfaturi utile
- Folosește completarea automată de la ANAF la prima configurare — economisești timp și reduci erorile.
- Verifică datele companiei înainte de a emite prima factură — este mai ușor să corectezi acum decât pe zeci de facturi emise.
- Încarcă un logo de calitate (rezoluție bună, fundal transparent dacă e posibil) — apare pe toate facturile și îți reprezintă brandul.
- Dacă ai mai multe puncte de lucru, configurează-le din start pentru a le putea asocia cu facturile corespunzătoare.
- Dacă îți schimbi statusul TVA, anunță-ți contabilul și verifică dacă trebuie să emiți documente de tranziție.