Cine este obligat să folosească e-Factura în 2026 și cine scapă: ghid complet al excepțiilor

De la introducerea obligației B2B în ianuarie 2024 și extinderea către B2C în 2025, sistemul RO e-Factura a devenit principalul canal de raportare fiscală a facturilor în România. Pentru 2026, regulile s-au mai limpezit – dar și fragmentat. Unele categorii de contribuabili au fost scoase definitiv din sistem, altele au primit termene de grație, iar pentru unele excepții se aplică plafoane pe care e ușor să le depășești fără să-ți dai seama.

Acest ghid pune punctul pe i: cine este obligat să raporteze prin e-Factura în 2026, cine nu, ce plafoane se aplică, ce sancțiuni există dacă greșești și de ce este important să-ți verifici încadrarea încă din primele zile ale anului fiscal.

Pe scurt: cele trei mari categorii de relații comerciale

Pentru a înțelege cine este obligat, trebuie să faci diferența între cele trei tipuri de tranzacții pe care le acoperă sistemul e-Factura:

• B2G (Business-to-Government) – facturi emise către autorități publice, primării, ministere, spitale de stat, școli etc.
• B2B (Business-to-Business) – facturi emise între firme/PFA-uri/PJ române.
• B2C (Business-to-Consumer) – facturi emise către persoane fizice (nu către firme).

Fiecare dintre aceste categorii are propriul calendar de obligativitate și propriul set de excepții. Hai să le luăm pe rând.

1. Cine este obligat la e-Factura pe relația B2G

Aceasta este cea mai veche obligație. Începând cu 1 iulie 2022, toți operatorii economici care emit facturi către instituții publice trebuie să le transmită exclusiv prin sistemul RO e-Factura.

Cine intră aici:

• Toate firmele care livrează bunuri sau servicii către primării, consilii județene, ministere, agenții guvernamentale.
• Furnizori ai unităților sanitare publice (spitale, policlinici, dispensare de stat).
• Furnizori ai instituțiilor de învățământ de stat.
• Furnizori ai regiilor autonome și companiilor cu capital majoritar de stat.

Excepții: nu există. Orice tranzacție B2G se raportează prin e-Factura, indiferent de valoare.

2. Cine este obligat la e-Factura pe relația B2B

Din 1 ianuarie 2024, obligația B2B se aplică tuturor persoanelor impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu plătitoare de TVA.

Cine intră obligatoriu

• Toate societățile comerciale (SRL, SA, SCS, SNC) cu sediu social sau sediu permanent în România.
• Persoane Fizice Autorizate (PFA), Întreprinderi Individuale (II), Întreprinderi Familiale (IF).
• Profesii liberale: avocați, notari, executori judecătorești, medici, contabili, arhitecți, traducători autorizați.
• Asociații, fundații, ONG-uri care emit facturi pentru activități economice.
• Sucursale și sedii permanente ale firmelor străine înregistrate fiscal în România.

Cine scapă pe B2B

Lista excepțiilor este scurtă, dar importantă:

• Firme nestabilite în România, dar înregistrate doar pentru TVA – pot emite facturi prin sistemele lor, cu raportare separată.
• Tranzacții pentru care factura nu este obligatorie conform art. 319 din Codul Fiscal (de exemplu, livrări pentru care s-a emis bon fiscal și clientul nu solicită factură).
• Operatori economici aflați în proceduri de insolvență sau faliment – pe perioada procedurii, cu derogări specifice.

3. Cine este obligat la e-Factura pe relația B2C

Aceasta este zona cu cele mai multe schimbări recente. De la 1 ianuarie 2025, obligația raportării s-a extins și la facturile către persoane fizice, dar cu o serie de excepții și plafoane.

Regula generală

Toate facturile emise către persoane fizice (nu firme) trebuie raportate în sistemul RO e-Factura, indiferent de valoare, dacă:

• Emitentul este o persoană impozabilă stabilită în România.
• Tranzacția nu se încadrează într-una dintre excepțiile prevăzute de lege.

Cine scapă pe B2C

Există mai multe categorii exceptate, fie permanent, fie cu plafon:

• Tranzacții cu bon fiscal pentru care nu s-a solicitat factură – cele mai multe vânzări cu amănuntul rămân în afara sistemului, fiind raportate doar prin SAF-T sau prin casele de marcat conectate la ANAF.
• Micii fermieri (PFA agricoli) sub plafonul anual stabilit de Ministerul Agriculturii.
• Persoane fizice neînregistrate în scopuri de TVA care emit ocazional facturi pentru drepturi de autor sau prestări de servicii cu plătitor de venit – raportarea se face de către plătitor, nu de emitent.
• Operatorii economici din zonele speciale (zone libere, regimuri vamale speciale) – cu reguli derogatorii.
• Furnizorii de utilități către persoane fizice (apă, gaze, electricitate, internet) au beneficiat de termene de grație extinse, dar de la jumătatea lui 2026 sunt incluși complet.

Calendarul obligațiilor pentru 2026

Iată momentele-cheie din calendarul fiscal 2026:

1. 1 ianuarie 2026 – continuă obligația raportării B2B și B2C, cu noile plafoane revizuite anual.
2. 1 aprilie 2026 – intră în vigoare cerințele suplimentare de validare RO_CIUS (versiunea 1.3), cu reguli mai stricte pentru câmpurile de TVA și unitatea de măsură.
3. 1 iulie 2026 – termenul de raportare se reduce de la 5 zile lucrătoare la 3 zile lucrătoare pentru contribuabilii mari (cifră de afaceri peste 5 milioane EUR).
4. 1 octombrie 2026 – intră în vigoare obligativitatea sigiliului electronic ANAF pe toate facturile, inclusiv pentru cele exceptate până acum.

Sancțiuni pentru neraportare sau raportare incorectă

Codul de Procedură Fiscală prevede sancțiuni clare, diferențiate în funcție de mărimea contribuabilului:

• Contribuabili mari (cifră de afaceri peste 5 mil. EUR): amendă între 5.000 și 10.000 RON per factură neraportată.
• Contribuabili mijlocii: amendă între 2.500 și 5.000 RON per factură.
• Contribuabili mici și PFA: amendă între 1.000 și 2.500 RON per factură.

Cum verifici dacă ești obligat și ce ai de făcut

Pasul 1: Identifică-ți categoria fiscală. Ești PJ stabilită în România? PFA? Persoană fizică ocazională? Răspunsul îți spune dacă ești sau nu în sistem.

Pasul 2: Verifică tipul tranzacțiilor. Vinzi B2B, B2C sau B2G? Care procent din facturare cade pe fiecare categorie?

Pasul 3: Înregistrează-te în SPV ANAF dacă nu ai făcut-o deja. Vezi ghidul nostru complet despre SPV pentru toate detaliile.

Pasul 4: Alege un program de facturare conform RO_CIUS care să genereze automat XML-ul UBL și să-l trimită către ANAF prin API. Un instrument bun îți permite să emiți factura ca de obicei, fără să te gândești la specificațiile tehnice.

Pasul 5: Verifică statusul fiecărei facturi emise. O factură transmisă cu erori (CIF greșit, TVA greșit, unitate de măsură incorectă) este respinsă de ANAF și se consideră neraportată.

Întrebări frecvente

Dacă lucrez doar cu clienți din UE, mai sunt obligat?

Pentru tranzacțiile intracomunitare, e-Factura nu este obligatorie – acestea se raportează prin declarațiile VIES (D390) și SAF-T. Doar tranzacțiile cu firme/persoane din România intră în RO e-Factura.

Pot emite facturi pe hârtie în paralel cu e-Factura?

Da, dar PDF-ul/hârtia are doar valoare informativă. Singura factură valabilă fiscal este cea înregistrată în RO e-Factura, descărcată din SPV cu sigiliul ANAF aplicat. Asta înseamnă că un PDF trimis pe email fără raportare e-Factura nu este recunoscut la control.

Ce se întâmplă dacă firma mea este nouă?

Din momentul înmatriculării la ONRC și obținerii CIF-ului, ai 30 de zile să-ți activezi contul SPV și să fii pregătit pentru raportarea e-Factura. Sancțiunile încep de la prima factură emisă, indiferent de vechimea firmei.

Mai pot folosi facturier tradițional (carnet)?

Doar pentru anumite categorii foarte restrânse (PF agricoli sub plafon, anumite tranzacții ocazionale). Pentru toate celelalte cazuri, factura emisă pe carnet trebuie ulterior transcrisă electronic și raportată în e-Factura în termen de 5 zile.

Care e diferența între e-Factura și SAF-T?

e-Factura raportează facturile individuale pe măsură ce sunt emise (real-time). SAF-T (D406) este un raport contabil lunar/trimestrial care extrage din evidența contabilă toate operațiunile, conturile și jurnalele. Sunt sisteme complementare, nu alternative – în 2026 ambele sunt obligatorii pentru majoritatea contribuabililor.

Concluzie: în 2026, e-Factura nu mai este opțională pentru aproape nimeni

Lista celor care „scapă” de e-Factura este tot mai scurtă cu fiecare modificare legislativă. Pentru majoritatea afacerilor din România – fie că vorbim de un SRL, un PFA sau o profesie liberală – obligația de raportare este reală, imediată și costisitoare dacă o ignori.

Vestea bună este că, odată configurat un sistem de facturare care comunică automat cu SPV-ul ANAF, raportarea devine invizibilă: tu emiți factura ca înainte, iar tot procesul tehnic (semnătură, transmitere, validare, descărcare) rulează în fundal. eFacturia face exact asta – te ține în legalitate fără să-ți schimbi obiceiurile de lucru, indiferent dacă raportezi 5 sau 5.000 de facturi pe lună.